Kerstin Hack: Machtlos? Ganz Down to Earth

Viele Menschen stehen mit einem Gefühl völliger Machtlosigkeit vor den Bergen in ihrem Leben – egal, ob es sich dabei um Papierstapel auf dem Schreibtisch oder die Nöte ihrer Umgebung handelt. Was kann man tun, wenn man sich machtlos fühlt? Man macht los! Kerstin Hack verrät, wie es geht.
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Kerstin Hack: Tipps für effektives Arbeiten

Hier ein paar Arbeitstechniken, die helfen, Zeit und Energie gut und effektiv zu nutzen:

1. Zeitbedarf planen; nicht mehr als 50 % der Zeit verplanen
2. Schreibtisch von Überflüssigem frei räumen
3. Wochenplan und Tagesplan mit den wichtigsten Projekten (A, B, C) der Tage erstellen (SMARTE Ziele)
4. zwei Stunden täglich für konzentrierte Projektarbeit freihalten, am besten zu Tagesbeginn („Never check your emails in the morning).
5. erst die Dinge machen, die man sich vorgenommen hat, dann die verbleibenden Freiräume für anderes nutzen
6. Überlege: Wer von vorhandenen (oder neuen) Mitarbeitern könnte wiederkehrende Arbeiten, die mich viel Zeit kosten, übernehmen?
7. regelmäßig Swing lesen und leben; Pausen machen
——————————————————————————————7 Spielregeln der Zielsetzung – SMARTE Ziele

– Ziel ist spezifisch (konkret)
– Ziel ist messbar
– Ziel ist realistisch und erreichbar
– Ziel ist aktionsorientiert (eigene Handlung ist das Zentrum)
– Ziel ist relevant
– Ziel ist terminiert

Stelle dir deine Ziele bildlich vor und formuliere sie als bereits erreicht!

(nach Pallas-Seminare.de und SMART und eigenen Erfahrungen)

Kerstin Hack: 10 Zeitspartipps. Oder: Wie man Zeit sinnvoll verwendet

Zeit kann man nicht sparen. Man kann nur darauf achten, dass man sie für Dinge verwendet, die sinnvoll erscheinen, statt sie ungewollt für Dinge zu verwenden, die weniger Sinn machen.

1. Klare Prioritäten

Wer weiß, was ihm am wichtigsten ist, kann Unnötiges leichter ausfiltern. Man kann unterscheiden zwischen: Wichtig / Unwichtig und dringend / weniger dringend. Zuerst sollte erledigt werden, was wichtig und dringend ist. Dann wichtig und weniger dringend, anschließend die unwichtigen Sachen.

2. Vorher planen

Wer Abends die Ziele für den nächsten Tag und Freitags die Ziele für die nächste Woche aufschreibt, läuft weniger Gefahr, sich mit Unnötigem zu verzetteln. Wichtig dabei ist, Zeit 30 % bis 50% unverplante Zeit für Unvorhergesehenes einzuplanen.

3. Zeitbedarf einplanen

Die beste To-Do Liste nützt nichts, wenn man sie mit unrealistisch vielen Dingen füllt und am Ende frustriert ist, nicht alles geschafft zu haben, was drauf stand.
Besser: Beim Planen gleich den geschätzten Zeitbedarf dazu schreiben.

4. Die beste Zeit für das Wichtigste nutzen

Zu Beginn des Tages mit den Aufgaben beginnen, die am Wichtigsten sind. Keine Zeit mit der Beantwortung von Mails und längeren Gesprächen mit Kollegen vertrödeln, sondern diese Dinge für Zeiten aufheben, wenn die Energie und Konzentration etwas nachlässt.

5. Zeitkiller meiden

Wenn möglich, Besprechungen auf ein Mindestmaß reduzieren. Vieles kann auch anders geklärt werden, als durch langwierige und langweilige Sitzungen.

6. Energiekurve berücksichtigen

Die meisten Menschen haben Morgens, nach einer Anlaufphase ihre konzentrierteste und beste Phase des Tages. Die sollte für die anspruchsvollsten Aufgaben genutzt werden.

7. Multitasking vermeiden

Mehrere Dinge gleichzeitig zu tun, kostet erheblich mehr mentale und physische Energie, als wenn man eines nach dem anderen tut. Besser: Bei anspruchsvollen Aufgaben – so reizvoll es ist, sich ablenken zu lassen – Unterbrechungen durch Mail, Telefon, Radio etc. vermeiden.

8. Aufräumen

Wer Ordnung schafft und hält, braucht weniger Zeit als das Genie, das ständig im Chaos suchen muss. Ein guter Tipp um Ordnung zu halten ist, wann immer man eine Sache ablegt, an der gleichen Stelle zwei Dinge zu entsorgen: Unterlagen, Dateien. Wer darauf achtet, hält die Umgebung schlank und findet sich schnell zurecht.

9. Pausen machen

Nach 90 bis 120 Minuten Arbeit braucht der Körper eine Pause. Wer hier ein gutes Gefühl für die eigenen Körpersignale entwickelt und dem Körper gibt, was er braucht, sorgt dafür, dass die Energie erhalten bleibt.

10. Energiespender nutzen

Jeder Mensch kennt Dinge, die ihm neue Energie geben. Etwas Bewegung, eine Kleinigkeit zu essen, 5 Minuten die Augen zu, ein kurzes Gespräch…. Wer sich diese Energiespender gönnt, gewinnt Kraft und Konzentration – und dadurch Zeit.

www.down-to-earth.de 04/09